Benarkah e-procurement berperan dalam efisiensi biaya dan peningkatan keuntungan?

Apa itu e-procurement?
e-procurement adalah kegiatan penyelenggaraan pengadaaan barang dan jasa melalu media elektronik (mencakup informasi dan komunikasi) antar perusahaan berbasis teknologi informasi dan telekomunikasi yang terintegrasi.

Layanan e-Procurement diposisikan sebagai Integrated Online e-Procurement dengan penjelasan sebagai berikut :

• Integrated, karena menyatukan buyers dengan sellers melalui transaksi B2B. Dalam jangka menengah diharapkan akan menjadi marketplace online, karena memang menggunakan jaringan Internet ataupun VPN khusus e-Procurement.
  
• E-Procurement merupakan sistem pengadaan elektronis yang lengkap

Penerapan e-procurement di perusahaan membutuhkan biaya yang besar, sehingga untuk meminimalisasi biaya penerapan e-procurement dalam perusahaan demi tercapainya efisiensi yang diinginkan, perusahaan bisa menggunakan jasa penyedia layanan e-procurement. Contohnya seperti fasilitas e-procurement dari PT. TELKOM yang dilengkapi dengan Bidding Room atau Remote Auction, berbagai tipe pengadaan dan tipe Auction yang dapat diakses melalui http://www.jalintrade.com/

Model Bisnis e-Procurement

Dari model bisnis diatas dapat disimpulkan dengan menggunakan e-procurement yang akan membawa perusahaan ke arah e-marketplace model, keuntungan yang didapatkan :

1. Pengurangan harga pembelian barang (5%-20%).Disebabkan oleh lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses (jangkauan geografis lebih luas), dengan demikian bisa mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
2. Pengurangan waktu proses pembelian (25%-30%), mempercepat mencari sumber pembelian, mempercepat waktu permintaan penawaran, pengiriman penawaran, evaluasi penawaran, pengeluaran pesanan, waktu penindak lanjutan dan mempermudah pelacakan pesanan.
3. Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran yang berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
4. Pengurangan biaya administrasi seperti mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas.
5. Memperlancar komunikasi pembeli-penjual.
6. Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)
7. Menunjang pelaksanaan supply chain management secara transparan, waktu nyata.
   

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa e-procurement memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

• e-procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas
• e-procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian
• strategi e-procurement yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang

Kesimpulannya, penggunaan e-procurement memang bisa mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan, yang penting perusahaan itu sendiri mengerti akan kebutuhan perusahaannya.

Keputusan Cheese Cake Factory menyediakan Online Shopping...

PT. Desserta Faktori Gelato adalah perusahaan yang memiliki hak atas nama dagang Cheese Cake Factory (CCF). CCF menjual berbagai macam produk diantaranya terdapat beberapa produk andalan seperti cake dan beberapa main course lain.

Sekarang pemesanan nya sudah bisa dilayani melalui website nya loh...coba klik di http://www.chzcakefactory.com

Yang mau dibahas disini...kira-kira kenapa ya CCF memutuskan untuk dapat melayani customernya melalui website dan mengembangkan bisnisnya juga menjadi e-business.

Berikut ini coba saya ulas berdasarkan six key e-business strategic decision :

Decision 1 : E-Business Channel Priorities

Setelah mengumpulkan data-data customernya, ternyata lebih dari 70% customer CCF menggunakan internet setiap hari, maka dapat disimpulkan customer offline mereka dapat dijadikan customer online juga.
CCF menyiapkan website yang berisi informasi produk dan fasilitas online shopping. Internet dijadikan channel penjualan untuk menambah pendapatan dari belanja offline. Dalam hal ini disebut bricks and clicks. Dengan penambahan channel ini, CCF bisa meningkatkan volume penjualannya dan mengurangi biaya untuk customer acquisition and retention

Decision 2 : Organizational restructuring and capabilities

CCF yang awalnya tidak memiliki staf IT, maka untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya melalui channel internet, maka CCF merekrut staf IT untuk mengelola website nya dan membuat laporan penjualan online kepada Manajer Marketing & Sales. Dapat disimpulkan CCF menyisipkan satu fungsi IT pada struktur organisasinya (spin off) untuk mengatur pemesanan melalu website, namun proses distribusinya sendiri masih sama, hanya berbeda cara pemesanannya saja.

Decision 3 : Business, service and revenue models

Website CCF belum genap berjalan 1 tahun, namun pendapatan yang diraih melalui penjualan online cukup signifikan, terutama pada high season seperti lebaran dan natal. Dalam tahun pertama ini, banyak customer yang menggunakan online shopping sebagai pilihan untuk mengirimkan bingkisan (cake) lebaran ataupun natal. Tapi juga tidak mengurangi pendapatan CCF melalui customer yang belanja langsung di outlet nya.

Inovasi yang ditampilkan oleh beberapa kompetitor CCF sebenarnya tidak jauh berbeda, mereka juga memberikan service melalui online shopping, namun CCF tetap optimis dengan kualitas service yang diberikan dan taste dari cake yang CCF punya, CCF tidak akan ditinggalkan customernya.

Decision 4 : Marketplace restructuring

Dalam marketplace restructuring, saya coba membagi nya menjadi 2 sisi:

• Sell-side, http://www.chzcakefactory.com merupakan tambahan channel penjualan, proses pembayarannya menggunakan COD atau transfer bank. Pelanggan dapat melakukan pembelian melalui website ataupun datang langsung ke outletnya.
• Buy-side, untuk sisi ini, CCF tidak menampilkan nya di website, jadi cara yang dilakukan masih konvensional. Kalaupun ada pemesanan bahan baku impor, pemesanan masih dilakukan melalui email.

Decision 5 : Market and product development strategy

Pengembangan strategi produk CCF dengan online shopping dapat lebih memuaskan customernya, sampai saat ini outlet fisik dari CCF sendiri memang baru 2 buah (Tebet dan Barito), namun ke 2 outlet tersebut mempunyai cakupan wilayah pesan antar yang dapat menjangkau wilayah Jakarta dan sekitarnya. Kemudian untuk distribusi nya dilihat dari wilayah yang terdekat dengan wilayah tujuan, apakah cake akan diambil dari Tebet datau dari Barito, hal ini memungkinkan proses pengiriman yang lebih cepat.

Decision 6 : Positioning and differentiation strategy

Di tahap ini ada beberapa opsi lagi, diantaranya Product performance excellence dan Relationship excellence

• Product performance excellent : dalam website CCF disediakan pilihan untuk menambahkan cake decoration, seperti gambar ataupun ornamen. Customer jadi bisa menyesuaikan pemesanan cake nya sesuai dengan event nya mis : ulang tahun, natal, lebaran, dll
• Relationship excellent : website CCF mengatur data pelanggannya, dari sini juga dapat diukur loyalitas atau tingkat pembelian pelanggan, jika pelanggan melakukan registrasi sebagai member, maka pada pembelian berikutnya pelanggan tidak perlu mengisi form data diri lagi.

Keputusan Cheese Cake Factory dalam menambah channel penjualan melalui internet cukup tepat karena pangsa pasarnya memang sudah terbiasa dengan teknologi ini. Sesuai juga dengan visi CCF “The Best Cheese Cake in town” maka dengan penambahan channel ini, cake yang ditawarkan dapat menjangkau wilayah yang lebih luas….

Bagi pengusaha lain yang ingin memperluas channel penjualannya melalui website atau channel lain, boleh dicoba dulu ke 6 langkah tadi…Jadi kita dapat mengukur perlukah channel lain ditambahkan dalam strategi usaha kita….

Kenapa Pengusaha Kecil Perlu Website..??!!

Dengan internet pelaku usaha bisa berbisnis dengan tidak mengenal batas ruang dan waktu. Memang ada kecenderungan bahwa penggunaan internet pada usaha besar lebih intensif dibandingkan kelompok usaha kecil. Kecenderungan tersebut bukan berarti usaha kecil tidak bisa menggunakan internet untuk kepentingan usaha. Justru ruang dan waktu usaha di Indonesia tidak terlepas dari keberadaan pelaku usaha kecil. Untuk memajukan usaha kecil tadi tidak ada salahnya untuk mengembangkan bisnis kecil ini menjadi lebih berkembang dengan menggunakan website.

Keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan website sendiri antara lain :

• Memperlebar ruang promosi.
• Mempermudah komunikasi.
• Berinteraksi dengan para pengunjung website.
• e-PR (Electronic Public Relation) - membangun hubungan dengan pasar dan bisnis perusahaan dengan ampuh, cepat, dan luas.
• Brand Imaging untuk perusahaan dan produk kita dengan pasar yang luas menjangkau seluruh dunia

Berikut ini langkah-langkah membuat website untuk pengusaha kecil :

Langkah 1 :

Persiapkan bahan, desain, dan isi yang ingin diinformasikan melalui website

Bahan-bahannya seperti text, gambar/foto dari produk yang ingin ditawarkan, ataupun suara.

Langkah 2 :

Daftarkan domain & sediakan tempat hosting

Domain - Nama situs kita atau alamat situs. Biayanya tidak terlalu mahal, mulai dari 80 ribu rupiah per tahunnya.

Hosting - Tempat kita menyimpan file-file atau data mengenai website. Tersedia hosting GRATIS juga loh…kekurangannya biasanya kalau menggunakan hosting gratis, maka website kita akan banyak mengandung iklan.

Langkah 3 :

Promosikan website!!

Cara mempromosikan website ada beberapa, bias melalui iklan banner, word of mouth, beriklan di media massa, dll. Ada satu cara yang paling penting dan terbukti efektif adalah dengan pertukaran banner dan mendaftarkannya pada search engine di internet.

Langkah 4 :

Analisa website...!

Setelah mempromosikan website, kita dapat melihat web statistik yang menyajikan info mengenai jumlah pengunjung perhari, perminggu, perbulan, mayoritas dari negara apa saja, ISP mana, masuk dari website mana, dsb.

Dengan beberapa langkah yang sudah dijabarkan diatas, kita bias membuat website untuk mengembangkan usaha kecil yang kita punya.

Namun, ada beberapa komponen website yang harus kita perhatikan kegunaannya untuk menunjang kinerja website kita sendiri, antara lain:

• Guestbook
  Buku tamu di mana orang bisa mengisi identitas tentang dirinya, mengkritik dan memberi saran.
• Pooling
  Bila Anda ingin tahu jawaban terbanyak dari para pengunjung tentang pilihan dari pertanyaan-pertanyaan Anda.
• Counter
  Menghitung seberapa banyak pengunjung yang telah masuk ke homepage kita
• Web Statistik (tools ini berguna untuk kita)

Melihat statistik homepage Anda. Dari mana saja pengunjung berasal, browser apa saja yang mereka pakai, hari apa saja homepage kita ramai dikunjungi orang.

Ada juga beberapa kriteria untuk membuat website kita menjadi lebih baik lagi, yaitu dengan memperhatikan poin-poin berikut (menurut CNET Builder.com) :

1. Usability

Menurut Jakob Nielsen , yang disebut-sebut sebagai usability guru, usability melibatkan pertanyaan " dapatkah user menemukan cara untuk menggunakan Website tersebut dengan efektif ( 'doing things right' ) ".

Usability mempunyai lima karakteristik yaitu :

• Kemudahan untuk Dipelajari
• Effisiensi Penggunaan
• Kemudahan untuk Diingat
• Tingkat Frekuensi Kesalahan
• Tingkat Kepuasan Subyektif Pemakai

Kenapa perlu Usability ?

• Mudah dipelajari cara pengunaannya oleh pengunjung
• Mudah diingat sistem navigasinya oleh pengunjung,
• Dapat digunakan dengan effisien
• Tingkat kesalahan user dalam mengoperasikan site tersebut
• minimal, dan yang paling penting
• Pengguna akan merasa puas dalam menggunakan site tersebut
• dan kemungkinan besar akan kembali.

2 Sistem Navigasi

Kemudahan bernavigasi dalam site tersebut , melibatkan sistem navigasi site secara keseluruhan , dan desain Interface site tersebut.

3 Graphic Design

Bagaimana pemilihan Layout, Warna, Bentuk dan Typografi.

4 Contents

Simply speaking, Content is King, sebagus apapun halaman anda secara design grafis , tanpa contents yang berguna dan bermanfaat akan bernilai nol

5 Masalah Kompatibilitas

Seberapa Luas sebuah website mendukung kompatibilitas dengan perangkat-perangkat tampilannya ( BROWSER ) , atau seberapa luas sebuah site memberikan alternatif untuk browser yang tidak dapat melihat sitenya.

6 Waktu Panggil ( Loading Time )

Seberapa Cepat sebuah site muncul atau menampilkan sesuatu di layar Browser pengunjungnya.

Menurut Jeffrey Veen , dari webmonkey.com : "Anda hanya memiliki 3 detik untuk meyakinkan user untuk tidak menutup window atau pergi ke site lain. Jadi letakkan 'sesuatu' di layar dalam waktu 3 detik dan buatlah 'sesuatu' itu menarik. "

7 Functionality

Seberapa baik sebuah site bekerja dari aspek teknologikal-nya . Ini melibatkan programmer dengan SCRIPT-nya , misal HTML ( DHTML), 404 Error pages , PHP3, ASP, ColdFusion , CGI , SSI dll.

Mudah-mudahan apa yang sudah dijabarkan diatas…dapat berguna untuk pengusaha kecil dalam menbangun website dan meraih keuntungan untuk usahanya.

Selamat mencoba….!!